Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Wenn Sie Volk Accountant nutzen, um personenbezogene Daten zu verarbeiten, spielt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) eine wichtige Rolle. Auf dieser Seite erläutern wir Ihnen, was ein solcher Vertrag ist, warum Sie ihn benötigen, welche Inhalte er regelt und wie Sie ihn bei uns anfordern können.

Diese Seite beschreibt unsere Verarbeitung und die Anlagen zum AVV. Sie ersetzt nicht den gesonderten Abschluss des Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein Vertrag nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Er regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen.

Der AVV stellt sicher, dass der Auftragsverarbeiter die Daten nur im Rahmen der Weisungen des Verantwortlichen und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeitet. Er schafft damit einen verbindlichen Rahmen für den Umgang mit den überlassenen Daten.

Warum benötigen Sie ihn?

Wenn Sie in Volk Accountant personenbezogene Daten Dritter einstellen – etwa Daten Ihrer eigenen Kunden – sind Sie datenschutzrechtlich der Verantwortliche, und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter. In dieser Konstellation ist der Abschluss eines AVV gesetzlich erforderlich.

Der AVV dokumentiert, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns auf einer klaren rechtlichen Grundlage erfolgt. Damit erfüllen Sie Ihre Pflichten als Verantwortlicher und schaffen Rechtssicherheit für die Zusammenarbeit mit uns.

Welche Inhalte regelt er?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag legt die wesentlichen Rahmenbedingungen der Verarbeitung fest. Er regelt insbesondere folgende Punkte:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten
• Technisch-organisatorische Maßnahmen
• Einsatz von Unterauftragnehmern
• Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende
• Kontroll- und Weisungsrechte des Verantwortlichen

Umfang der Auftragsverarbeitung

Wir verarbeiten die von Ihnen eingestellten Geschäftsdaten für die vereinbarten Buchhaltungsfunktionen und nach Ihren dokumentierten Weisungen. Betroffene Personen können insbesondere Ihre Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner und Zahlungspartner sein. Verarbeitet werden Stamm- und Kontaktdaten, Rechnungs- und Angebotsdaten, Belege, Steuerangaben sowie Zahlungs- und Bankdaten. Konto-, Abrechnungs- und eigene Supportdaten verarbeiten wir dagegen im Rahmen unserer eigenen Verantwortlichkeit; Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Anhang 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

• TLS-geschützte Übertragung und verschlüsselte Speicherung in der Datenregion Frankfurt/EU.
• Mandantentrennung, rollenbasierte Berechtigungen und serverseitige Prüfung von Zugriffen.
• Passwort-Hashing, zeitlich begrenzte Dateizugriffe und Prüfung von Datei-Uploads.
• Regelmäßige Sicherungen, Sicherheitsprotokolle und dokumentierte Lösch- und Vorfallprozesse.

Die Maßnahmen werden risikobezogen weiterentwickelt. Die EU-Datenregion bedeutet nicht, dass sämtliche beteiligten Dienstleister oder alle Verarbeitungsschritte ausschließlich in der EU liegen.

Anhang 2: Unterauftragnehmer und weitere Empfänger

Die Rollen sind getrennt ausgewiesen: Eigenständig verantwortliche Empfänger sind keine Unterauftragsverarbeiter allein aufgrund ihrer technischen Einbindung.

Stripe Payments Europe Ltd. verarbeitet Daten für die Paket-Abrechnung und eigene Zahlungsdienstpflichten überwiegend als eigenständig Verantwortlicher. Hetzner Online GmbH wird für die Kontaktformular-E-Mails der Website eingesetzt; Google Analytics betrifft die Reichweitenmessung der Website. Diese Verarbeitungen sind von der Speicherung der Geschäftsdaten im Auftrag des Kunden zu unterscheiden.

Enable Banking stellt beim Bankzugang unter eigener Zulassung einen eigenständigen Dienst bereit. Die im Verbindungsprozess angezeigten Bedingungen gelten ergänzend. Sollte ein anderes vertragliches Zugangsmodell vereinbart werden, sind die Rollen und Verträge vor dessen Einsatz entsprechend anzupassen.

Drittlandübermittlungen unterliegen den erforderlichen Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO und, soweit einschlägig, dem EU-US Data Privacy Framework. Informationen und Widerspruchsmöglichkeiten bei Änderungen der Unterauftragsverarbeiter richten sich nach dem abgeschlossenen AVV.

Unterstützung, Datenschutzverletzungen und Löschung

Wir unterstützen den Verantwortlichen im Rahmen des AVV bei Betroffenenanfragen sowie seinen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Verletzungen des Schutzes der für ihn verarbeiteten Daten melden wir ihm unverzüglich nach Bekanntwerden und stellen die verfügbaren Informationen zur Bewertung und Meldung bereit. Anfragen und Sicherheitsmeldungen richten Sie an info@volkaccountant.com.

Nach Vertragsende erfolgen Rückgabe oder Löschung nach dem AVV, den Weisungen des Kunden und den geltenden Aufbewahrungspflichten. Die AGB sehen eine Exportmöglichkeit für 30 Tage vor. Unternehmenslöschungen werden über den Support nach Berechtigungsprüfung veranlasst; zugeordnete Dateien werden einbezogen. Sicherungskopien werden im Rahmen der Sicherungszyklen überschrieben. Erforderliche Nachweise bleiben nur im rechtlich notwendigen Umfang erhalten.

Wie fordern Sie den AVV an?

Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie ganz einfach per E-Mail an info@volkaccountant.com anfordern. Teilen Sie uns dabei mit, für welches Konto Sie den Vertrag benötigen.

Wir stellen Ihnen den AVV anschließend zum Abschluss bereit, sodass Sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen für die Nutzung von Volk Accountant erfüllen können.