Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Vertreten durch Anton Volkhine, Director.

E-Mail: info@volkaccountant.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse.

2. Grundlegendes zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website und unserer Leistungen erforderlich ist. Eine Verarbeitung findet ausschließlich auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung statt, insbesondere gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen) sowie lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3. Hosting

Diese Website wird bei der Vercel Inc. gehostet. Die Auslieferung der Inhalte erfolgt über Server in Frankfurt am Main (Region eu-central-1), also innerhalb der Europäischen Union. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, die in sogenannten Server-Logfiles gespeichert werden. Erfasst werden dabei insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite
• Referrer (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und stabilen Betrieb der Website. Da die Vercel Inc. ihren Sitz in den USA hat, kann ein Zugriff aus einem Drittland nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die Übermittlung ist durch Standardvertragsklauseln und einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgesichert.

4. E-Mail-Kommunikation und Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, die Auswahl „Unternehmen/Steuerberater“ sowie Ihre Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Der Versand erfolgt über unseren eigenen Mailserver (Hetzner Online GmbH, Serverstandort Deutschland). Sie erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Für Transaktions-E-Mails aus der Anwendung (zum Beispiel Verifizierungs-Mails, der Versand von Rechnungen und Angeboten sowie Systembenachrichtigungen) setzen wir zusätzlich den Dienstleister Resend (Plus Five Five, Inc., USA) ein. Verarbeitet werden dabei die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Übermittlung in die USA ist durch Standardvertragsklauseln sowie das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

5. Nutzerkonto und Nutzung der Anwendung

Für die Nutzung von Volk Accountant ist ein Nutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir Bestandsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensdaten, Zugangsdaten) sowie die von Ihnen eingestellten Inhalte (Rechnungen, Angebote, Belege, Zahlungs- und Bankdaten, Kundendaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Soweit Sie dabei personenbezogene Daten Dritter (zum Beispiel Ihrer Kunden) einstellen, sind Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Hierfür schließen wir auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

KI-gestützte Verarbeitung (Belegerkennung, Übersetzung, Support)

Innerhalb der Anwendung setzen wir Sprachmodelle von Anthropic ein — für die automatische Belegerkennung (OCR) hochgeladener Dokumente, für die Übersetzung von Positions- und Belegtexten zwischen Deutsch und Englisch sowie für den Support-Chat. Dabei können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, die in den jeweiligen Inhalten enthalten sind (zum Beispiel Name, Anschrift, Rechnungsbetrag oder IBAN aus einem Beleg). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Belegverarbeitung und Kundenbetreuung).

Anbieter ist Anthropic PBC, USA; für Leistungen in der EU ist Anthropic Ireland Ltd. Vertragspartner. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der Funktion; die übermittelten Inhalte werden vertraglich nicht zum Training von KI-Modellenverwendet. Die Übermittlung in die USA ist durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert. Die Verarbeitung ist transient — das Ergebnis fließt in Ihre in der Anwendung gespeicherten Daten ein.

6. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für die Abwicklung von Zahlungen setzen wir die Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland) ein. Bei einer Zahlung werden die dafür erforderlichen Daten (unter anderem Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsmittelangaben und Rechnungsbetrag) an Stripe übermittelt und dort verarbeitet. Vollständige Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und sind für uns nicht einsehbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unterhttps://stripe.com/privacy.

7. Google-Drive-Integration (optional, nur auf Ihre Veranlassung)

Wenn Sie die Google-Drive-Integration aktivieren, stellen Sie über das Autorisierungsverfahren von Google (OAuth) eine Verbindung zwischen Ihrem Google-Konto und Volk Accountant her. Die Integration arbeitet in beide Richtungen:

• Import: Sie können Dateien (insbesondere Belege) aus Ihrem Google Drive nach Volk Accountant übernehmen. Diese Dateien werden dabei in unsere Datenbank übertragen und dort dauerhaft gespeichert, bis Sie sie löschen oder der Vertrag endet.
• Export: Sie können in Volk Accountant gespeicherte Dateien in Ihr Google Drive exportieren. Die Dateien verbleiben dabei zusätzlich in Ihrem Konto bei Volk Accountant; es handelt sich um eine Kopie, nicht um eine Verschiebung.

Wir greifen ausschließlich auf die Ordner und Dateien zu, die für diese Vorgänge erforderlich sind. Die Verbindung können Sie jederzeit in Ihrem Konto oder in den Sicherheitseinstellungen Ihres Google-Kontos widerrufen; bereits übernommene Dateien bleiben davon unberührt. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Aktivierung) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

8. Datenbank und Dateispeicherung

Die Inhalte Ihres Kontos – einschließlich Rechnungen, Angeboten, Belegen und importierter Dateien – speichern wir in einer Datenbank bei der Supabase Inc. Der Speicherort liegt innerhalb der Europäischen Union. Supabase verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

9. Reichweitenmessung

Zur Analyse der Websitenutzung setzen wir unser eigenes, cookieloses Analysewerkzeug „Volk Analytics“ ein. Es speichert keine Cookies und legt keine geräteübergreifenden Kennungen an. Erhoben werden ausschließlich aggregierte Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Referrer, ungefähre Herkunftsregion, Gerätetyp und Zeitpunkt des Aufrufs. IP-Adressen werden nicht dauerhaft gespeichert. Die Daten werden auf unserer eigenen Infrastruktur verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben; eine Identifizierung einzelner Personen ist nicht möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung).

Dienste von Drittanbietern zur Reichweitenmessung oder zu Marketingzwecken – etwa Google Analytics – setzen wir derzeit nicht ein. Sollte sich das ändern, informieren wir Sie an dieser Stelle vorab und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung über einen Cookie-Hinweis ein.

10. Cookies

Wir setzen auf dieser Website ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb und die Sicherheit erforderlich sind (zum Beispiel Sitzungsverwaltung im Nutzerkonto, Sicherheitsfunktionen). Diese sind nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beziehungsweise § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Einwilligungspflichtige Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken setzen wir derzeit nicht ein. Sollten wir künftig solche Cookies verwenden, geschieht das ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über einen Cookie-Hinweis, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die als Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter für uns tätig werden:

• Vercel Inc. – Hosting, Funktionsregion Frankfurt (USA; SCC/DPF)
• Supabase Inc. – Datenbank und Dateispeicherung, Datenregion EU/Frankfurt (USA; SCC/DPF)
• Hetzner Online GmbH – E-Mail des Kontaktformulars, Deutschland
• Resend (Plus Five Five, Inc.) – Transaktions-E-Mails der Anwendung (USA; SCC/DPF)
• Anthropic PBC / Anthropic Ireland Ltd. – KI-Belegerkennung, Übersetzung und Support-Chat (USA; Standardvertragsklauseln, kein Training auf übermittelten Daten)
• Stripe Payments Europe Ltd. – Zahlungen, Irland
• Google Ireland Limited – Google-Drive-Integration (optional, nur auf Ihre Veranlassung)

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Vertrags- und Abrechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in Zypern regelmäßig sechs Jahre nach Ende des Steuerjahres). Nach Ablauf werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Inhalte Ihres Nutzerkontos löschen wir nach Vertragsende, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte aninfo@volkaccountant.com.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für uns das Office of the Commissioner for Personal Data Protection, Iasonos 1, 1082 Nicosia, Zypern (www.dataprotection.gov.cy). Sie können sich auch an die Behörde Ihres Aufenthaltsorts wenden.

15. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Übertragung der Website erfolgt TLS-verschlüsselt. Ihre Inhalte werden verschlüsselt gespeichert, der Zugriff ist auf berechtigte Personen beschränkt, und wir führen regelmäßige Sicherungen durch. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und angepasst.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage oder die von uns eingesetzten Dienste ändern und dies eine Anpassung erforderlich macht. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar. Wir empfehlen Ihnen, sich von Zeit zu Zeit über den aktuellen Inhalt zu informieren.