Google Drive als Ablage für Exporte und als Quelle für Belege
Der Ordner, in dem deine Unterlagen ohnehin liegen, ist auch der Ordner, in den sie gehören. Der Export schreibt direkt dorthin, statt im Downloads-Ordner zu landen.
- Export direkt ins Drive
- Ordner entstehen von selbst
- Belege aus dem Drive einlesen
- Deine Firma, Volk Accountant
- 2026
- Q3
- Komplettpaket.zip
- 2Richtungen: Export hinein, Belege heraus
- 3Ordnerebenen: Firma, Jahr, Zeitraum
- Jeder TarifDie Anbindung ist nicht an Business gebunden
- VerschlüsseltZugangsdaten, sie verlassen den Server nicht
- 0Dateien doppelt eingelesen, Duplikate werden übersprungen
Was die Google-Drive-Anbindung macht
Die Anbindung an Google Drive läuft in beide Richtungen. Beim Export lässt sich als Ziel statt eines Downloads das Google Drive wählen; dort entsteht automatisch eine Ordnerstruktur aus Firmenname, Jahr und Zeitraum, sodass nach mehreren Quartalen gleich aufgebaute Ordner nebeneinander liegen statt unterschiedlich benannter ZIP-Dateien. In der Gegenrichtung lassen sich Belege direkt im Drive auswählen und einlesen; dabei wird erkannt, ob ein Dokument ein Eingangs- oder ein Ausgangsbeleg ist, und bereits vorhandene Dateien werden übersprungen. Die Zugangsdaten zum Drive werden verschlüsselt gespeichert und verlassen unseren Server nicht. Die Anbindung ist in jedem Tarif enthalten.
Wie die Ordner im Drive entstehen
Ein Export, der im Downloads-Ordner landet und von dort per Mail weitergeht, ist ein Zwischenschritt. Über Drive fällt er weg.
- 1
Ziel wählen
Beim Export stehen zwei Ziele zur Wahl: Download oder dein Google Drive. Verbunden wird das Konto einmal, danach bleibt die Wahl.
- 2
Ordner entstehen
Im Drive legt der Export selbst an, was er braucht: ein Ordner für die Firma, darin das Jahr, darin der Zeitraum.
- 3
Dateien landen darin
Rechnungs-PDFs, Belege, Berichte oder das Komplettpaket, je nachdem, was du ausgewählt hast.
Dass die Ordner gleich heißen, zahlt sich erst nach einer Weile aus. Nach acht Quartalen liegen acht gleich aufgebaute Ordner nebeneinander, und niemand muss raten, was in export-final-2.zip steckt. Was ein Export im Einzelnen enthält, steht auf der Seite zu Berichten und Export.
Belege aus dem Drive einlesen
Viele Belege liegen längst im Drive, weil sie dort abgelegt oder dorthin gescannt wurden. Dann ist der Umweg über das Herunterladen unnötig.
Dass Duplikate übersprungen werden, ist der Punkt, an dem sich entscheidet, ob man den Weg zweimal benutzt. Ohne das wäre jeder zweite Durchgang Aufräumarbeit.
Ausgelesen wird danach genauso wie bei einem fotografierten Beleg, und bestätigt wird ebenfalls von dir. Der Ablauf steht bei Belege und KI-Erkennung.
- AuswahlDateien direkt im Drive anklicken
- ErkennungEingangs- oder Ausgangsbeleg
- Duplikatewerden übersprungen
- Auslesungdieselben sechs Felder wie sonst
- Prüfstapeldu bestätigst, bevor gebucht wird
Was mit der Drive-Verbindung passiert
Eine Anbindung an ein fremdes Konto ist eine Vertrauensfrage. Deshalb steht hier, was mit dem Zugang geschieht, und nicht nur, was er kann.
Verschlüsselt
Nur für Export und Import
Von dir, jederzeit
Der letzte Punkt ist der wichtigere: Was einmal im Drive liegt, liegt in deinem Konto. Ein Export, den du selbst in der Hand hast, ist bei zyprischen Aufbewahrungsfristen mehr als eine Bequemlichkeit, und warum das so ist, steht bei Berichte und Export.
Was diese Funktion nicht tut
Wir schreiben das hin, weil es die Entscheidung beeinflusst. Wer es erst nach dem Kauf merkt, hat das falsche Werkzeug gekauft.
- Nur Google Drive. Dropbox, OneDrive und ein eigener Server sind nicht angebunden.
- Keine laufende Synchronisation. Der Export schreibt beim Auslösen, er hält den Ordner nicht dauerhaft auf Stand.
- Die Ordnerstruktur ist fest. Firma, Jahr und Zeitraum stehen so, wie sie stehen, und lassen sich nicht umbenennen.
Fragen, die vor dem Start kommen
Wie sieht die Ordnerstruktur im Drive aus?
Firmenname und Volk Accountant als oberster Ordner, darunter das Jahr, darunter der Zeitraum. Die Struktur entsteht beim ersten Export von selbst und ist fest: Die Ordner lassen sich nicht umbenennen oder anders schachteln.
Werden meine Google-Zugangsdaten gespeichert?
Die Zugangsdaten zum Drive werden verschlüsselt gespeichert und verlassen den Server nie. Entzogen wird der Zugriff dort, wo er erteilt wurde, nämlich in deinem Google-Konto; Volk Accountant verliert damit sofort den Zugang.
Hält sich der Drive-Ordner selbst auf Stand?
Nein, eine laufende Synchronisation gibt es nicht. Geschrieben wird, wenn du einen Export auslöst. Ändert sich danach eine Rechnung, bleibt die Datei im Drive so, wie sie war, bis du den Zeitraum erneut exportierst.
Kann ich aus dem Drive auch Belege importieren?
Ja, Dateien lassen sich direkt im Drive auswählen. Dieser Weg ist als Beta gekennzeichnet, der Export in die andere Richtung dagegen nicht. Als Ziel ist ausschließlich Google Drive angebunden, Dropbox und OneDrive nicht.
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Zum Nachlesen
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14 Tage kostenlos startenGeprüft am 5. Oktober 2026