Angebote, die der Kunde mit zwei Klicks annimmt
Ein Angebot, auf das niemand antwortet, ist kein Angebot. Deshalb liegt die Annahme hier nicht in einer E-Mail-Antwort, sondern in einem Link mit zwei Knöpfen.
- Kunde nimmt online an
- Annahme wird protokolliert
- Ein Klick zur Rechnung
Zur Bestätigung die Postleitzahl aus der Anschrift eingeben.
- 2Klicks beim Kunden: Postleitzahl, dann annehmen
- 0Konten, die der Kunde anlegen muss
- 3Fehlversuche, dann 15 Minuten gesperrt
- 1 KlickVom angenommenen Angebot zur Rechnung
- 4Zustände: Entwurf, offen, angenommen, abgelehnt
Wie die Online-Annahme abläuft
Ein Angebot in Volk Accountant nutzt denselben Editor wie eine Rechnung, zusätzlich mit einem Gültig-bis-Datum. Versendet wird es per E-Mail aus der App; der Kunde bekommt einen Link, gibt zur Bestätigung die Postleitzahl aus seiner Anschrift ein und kann das Angebot annehmen oder ablehnen, ohne Konto und ohne Anmeldung. Nach drei Fehlversuchen ist der Link 15 Minuten gesperrt. Beide Seiten bekommen eine Bestätigung per E-Mail, und die Annahme wird protokolliert. Ein Angebot kennt vier Zustände: Entwurf, offen, angenommen und abgelehnt. Ein Klick wandelt ein angenommenes Angebot in eine Rechnung um, mit Hinweis auf das zugrunde liegende Angebot. Angebote haben ein eigenes Nummernformat oder folgen dem der Rechnungen.
Wie dein Kunde ein Angebot annimmt
Alles, was zwischen dem Angebot und dem Ja steht, kostet Zusagen. Ein Konto anzulegen steht hier nicht dazwischen.
- 1
Die Mail kommt an
Mit dem Angebot als PDF im Anhang und einem Link. Absender ist deine Firma, kein fremdes Logo in der Nachricht.
- 2
Postleitzahl eingeben
Zur Bestätigung die Postleitzahl aus der Anschrift des Angebots. Nach drei Fehlversuchen ist der Link 15 Minuten gesperrt.
- 3
Annehmen oder ablehnen
Zwei Knöpfe, kein Konto, keine Anmeldung. Beide Seiten bekommen danach eine Bestätigung per E-Mail.
Die Postleitzahl ist ausdrücklich kein Passwort. Sie belegt, dass derjenige, der klickt, die Anschrift aus dem Angebot kennt, und sie ist das, was ein Kunde ohne Rückfrage zur Hand hat.
Verschickt wird das Angebot auf demselben Weg wie eine Rechnung, mit deiner Firma als Absender: siehe Rechnungsversand.
Ein Klick macht daraus die Rechnung
Das Angebot ist angenommen, die Positionen stehen fest, der Kunde ist derselbe. Es noch einmal zu tippen wäre Arbeit, die nichts hinzufügt.
Aus einem angenommenen Angebot entsteht per Klick die Rechnung, mit Hinweis auf das zugrunde liegende Angebot, damit die beiden Dokumente später zusammengehören und nicht nebeneinander in der Liste stehen.
Der Editor ist derselbe wie bei Rechnungen: beliebig viele Positionen, Rabatt je Position und auf das Ganze, dazu das Gültig-bis-Datum. Wie die Steuerregelung dabei vorgeschlagen wird, steht auf der Seite zu den Rechnungspflichtangaben im Zusammenhang.
Abgelehnte Angebote werden nicht gelöscht. Was ein Kunde abgelehnt hat, ist beim nächsten Gespräch die nützlichere Information.
- Entwurfohne Nummer, speichert beim Tippen
- Offenversendet, Gültig-bis läuft
- Angenommenprotokolliert, beide Seiten informiert
- Abgelehntbleibt stehen, wird nicht gelöscht
Positionen, Steuerregelung und Texte wandern dabei unverändert hinüber. Was danach mit der Rechnung passiert, von der Nummer bis zum PDF, steht bei Rechnungen.
Warum eine Antwortmail nicht reicht
Der übliche Weg ist eine Antwortmail. Er funktioniert, bis jemand fragt, wann genau zugestimmt wurde und von wem.
Steht irgendwo im Postfach
- Der Zeitpunkt ist der Zeitpunkt der Mail, nicht der Zustimmung
- Wer geantwortet hat, steht nur im Absenderfeld
- Der Zustand des Angebots pflegt sich nicht selbst
- Nachträglich suchen muss, wer sich später erinnern will
Steht am Angebot selbst
- Zeitpunkt der Annahme wird protokolliert
- Die Postleitzahl-Bestätigung gehört zum Vorgang
- Der Zustand springt selbst auf „angenommen“
- Beide Seiten bekommen dieselbe Bestätigung per E-Mail
Das ersetzt keinen unterschriebenen Vertrag und soll es nicht. Es ersetzt die Suche im Postfach.
Was diese Funktion nicht tut
Wir schreiben das hin, weil es die Entscheidung beeinflusst. Wer es erst nach dem Kauf merkt, hat das falsche Werkzeug gekauft.
- Keine digitale Signatur nach eIDAS. Die Annahme wird protokolliert, aber nicht qualifiziert signiert.
- Keine Verhandlung im Angebot. Der Kunde kann annehmen oder ablehnen, aber keine Position ändern oder kommentieren.
- Die Postleitzahl ist eine Bestätigung, kein Passwort. Sie belegt, dass der Empfänger die Anschrift kennt. Mehr soll sie nicht.
Fragen, die vor dem Start kommen
Was passiert, wenn der Kunde die Postleitzahl falsch eingibt?
Nach drei Fehlversuchen sperrt Volk Accountant den Annahme-Link für 15 Minuten. Die Postleitzahl aus der Anschrift ist eine Bestätigung, kein Passwort: Sie belegt, dass der Empfänger die hinterlegte Adresse kennt. Ein Konto braucht der Kunde für die Annahme nicht.
Wird aus einem angenommenen Angebot automatisch eine Rechnung?
Ein Klick wandelt das Angebot in eine Rechnung um, einschließlich eines Hinweises auf das zugrunde liegende Angebot. Übernommen werden alle Positionen, die Steuerregelung und die Texte, sodass nichts erneut getippt wird. Der Zeitpunkt der Umwandlung bleibt deine Entscheidung.
Kann ich Angebote im Massenversand verschicken?
Verschicken ja, online annehmen lassen nicht. Beim Massenversand fehlt der Annahme-Link, deshalb geht ein Angebot, das der Kunde online annehmen soll, einzeln raus. Das ist eine Einschränkung des Massenversands und steht hier, bevor du dich darauf verlässt.
Welche Status kann ein Angebot haben?
Vier: Entwurf, offen, angenommen und abgelehnt. Der Status wechselt von selbst, sobald der Kunde über den Link entschieden hat, und die Entscheidung wird mit Zeitpunkt protokolliert. Beide Seiten bekommen die Bestätigung zusätzlich per E-Mail.
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