Datenübernahme aus deinem bisherigen Werkzeug
Der teuerste Teil eines Werkzeugwechsels ist nicht der Preis, sondern die Vorgeschichte. Drei Wege bringen sie herein, ohne dass du sie abtippst.
- Alte Rechnungen als PDF oder ZIP
- Kunden und Umsätze als Tabelle
- Fehlende Kunden entstehen dabei
- PDFAlte Rechnungen, auch als ZIP-Paket
- @Eigene Adresse je Firma für Belege
- CSVKunden und Bankumsätze als Tabelle
- 3Wege herein: Datei, E-Mail, Tabelle
- ZIPAlte Rechnungen auch als ganzes Paket
- 3Tabellenformate: CSV, Excel und JSON
- 1Eigene E-Mail-Adresse je Firma
- AutomatischFehlende Kunden werden beim Import angelegt
Wie vorhandene Daten nach Volk Accountant kommen
Vorhandene Daten kommen auf drei Wegen herein. Alte Rechnungen werden als PDF hochgeladen, auch als ZIP-Paket; die KI liest Rechnungs- und Kundendaten aus und legt fehlende Kunden automatisch an. Jede Firma bekommt außerdem eine eigene E-Mail-Adresse, an die Eingangsrechnungen weitergeleitet werden (sie werden automatisch ausgelesen und zur Prüfung eingestellt. Kunden und Bankumsätze lassen sich als Tabelle in den Formaten CSV, Excel oder JSON übernehmen. Dateien aus Google Drive lassen sich direkt im Drive auswählen. Alles Importierte landet im selben Prüfstapel, in dem die Auslesungen einzeln bestätigt werden) gebucht wird nichts ohne Bestätigung.
Die drei Wege, auf denen Daten hereinkommen
Vorhandene Daten liegen selten an einer Stelle. Sie liegen in alten PDFs, im Postfach und in einer Tabelle, die jemand einmal gepflegt hat.
- 1
Alte Rechnungen
Als PDF hochladen, auch als ZIP-Paket. Die KI liest Rechnungs- und Kundendaten aus und legt fehlende Kunden gleich mit an.
- 2
Eingangsrechnungen
Jede Firma bekommt eine eigene Adresse. Was du dorthin weiterleitest, wird ausgelesen und zur Prüfung eingestellt.
- 3
Kunden und Umsätze
Als Tabelle in CSV, Excel oder JSON. Für die Stammdaten, die in jedem Werkzeug anders heißen und überall gleich gemeint sind.
Dass fehlende Kunden beim Import entstehen, ist der Punkt, der den Unterschied macht. Sonst lädst du dreißig alte Rechnungen hoch und legst danach dreißig Kunden von Hand an, und der Import hat nichts gespart.
Ein Prüfstapel für alle drei Wege
Drei Quellen, drei Oberflächen, drei Arten zu prüfen, so entstehen Importe, die niemand zu Ende bringt. Hier gibt es eine Stelle.
Der Stapel ist bewusst ein Dokument nach dem anderen. Vierzig Belege in einer Liste zu bestätigen lädt zu genau dem Überfliegen ein, bei dem drei davon den falschen Satz bekommen. Dieselbe Überlegung wie bei der Belegerfassung.
Gebucht wird nichts ohne Bestätigung, auch beim Massenimport nicht. Das kostet beim Umzug einmal Zeit und erspart die Variante, bei der ein Jahr alter Daten still falsch eingeordnet in den Büchern steht.
- Ein Dokument je BildschirmVollbild, nicht als Liste
- Vorschau danebendas Original zum Vergleich
- Sechs Felderausgefüllt, zum Bestätigen
- Korrigierenan Ort und Stelle
- Bestätigenerst dann ist es gebucht
Was realistisch mitkommt und was nicht
Ein Werkzeugwechsel scheitert selten an den Funktionen des neuen Werkzeugs. Er scheitert daran, dass die alten Daten im alten bleiben.
Dafür gibt es keinen Weg
- Das laufende Buchungsjournal mit Soll und Haben
- Interne Notizen und Verlaufsdaten aus dem alten System
- Nummernkreise, die dort weiterlaufen
- Eine Direktanbindung an einen Mitbewerber gibt es nicht
Dafür gibt es die drei Wege
- Alte Rechnungen als PDF, auch als ZIP-Paket
- Kunden samt Land und VAT-Nummer, als Tabelle
- Bankumsätze als CSV, Excel oder JSON
- Eingangsrechnungen, per E-Mail weitergeleitet
Der sauberste Zeitpunkt für einen Wechsel ist deshalb ein Perioden- oder Jahreswechsel: Das alte Werkzeug schließt den Zeitraum ab, das neue beginnt einen, und die Dokumente davor kommen als Unterlage mit. Das ist ohnehin die Form, in der sie aufbewahrt werden müssen.
Was diese Funktion nicht tut
Wir schreiben das hin, weil es die Entscheidung beeinflusst. Wer es erst nach dem Kauf merkt, hat das falsche Werkzeug gekauft.
- Keine Übernahme aus einem anderen Buchhaltungswerkzeug per Knopfdruck. Es gibt keine Anbindung an einen Mitbewerber, aus der Daten direkt herüberlaufen.
- Übernommen werden Dokumente und Stammdaten, keine Buchungsjournale. Eine laufende Buchführung aus einem anderen System wird nicht fortgeschrieben.
Fragen, die vor dem Start kommen
Wie kommen alte Rechnungen aus meinem bisherigen Werkzeug herüber?
Als PDF, einzeln oder als ZIP-Paket. Die KI liest Rechnungs- und Kundendaten aus und legt fehlende Kunden dabei automatisch an. Eine Taste, die aus einem anderen Buchhaltungswerkzeug direkt übernimmt, gibt es nicht, weil es dafür keine Anbindung gibt.
Kann ich Kunden und Bankumsätze als Tabelle hochladen?
Ja, als CSV, Excel oder JSON. Die Spalten ordnet die KI zu, es braucht also keine vorgegebene Spaltenreihenfolge. Belege lassen sich zusätzlich an die E-Mail-Adresse deiner Firma weiterleiten oder aus Google Drive auswählen.
Wie viele Dokumente verarbeitet ein Import auf einmal?
Eine Datei je Vorgang. Für ein paar hundert Dokumente in einem Rutsch ist der KI-Import nicht gedacht. Wer ein großes Archiv übernehmen will, arbeitet es in Paketen ab, statt auf einen Massenlauf zu warten, den es nicht gibt.
Wird meine laufende Buchführung mit übernommen?
Nein. Übernommen werden Dokumente und Stammdaten, also Rechnungen, Kunden und Bankumsätze. Buchungsjournale aus einem anderen System werden nicht fortgeschrieben; die Buchführung beginnt in Volk Accountant neu.
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Lad zehn alte Rechnungen als ZIP hoch
14 Tage kostenlos startenGeprüft am 4. Oktober 2026