Team und Rechte: dreizehn Bereiche, einzeln freischaltbar
Wer in deinen Büchern arbeitet, braucht selten Zugriff auf alles. Dreizehn Bereiche lassen sich einzeln freischalten, und der Steuerberater zählt gar nicht erst als Platz.
- Eigene Rolle zusammenstellen
- 13 Bereiche einzeln
- Buchhalter zählen nicht als Platz
- 13Bereiche, einzeln freischaltbar je Mitarbeiter
- ∞Buchhalter-Zugänge, in jedem Tarif
- 0 / 3 / ∞Zusätzliche Teammitglieder: Starter, Business, Pro
- ImmerVoller Zugriff für Inhaber und Admins
- Je FormularBerechtigungs-Matrix gegenüber der Kanzlei
Welche Rollen und Rechte es gibt
Mitarbeiter werden in Volk Accountant per E-Mail eingeladen. Im Einladen-Dialog stehen drei Rollen zur Wahl: Admin mit vollem Zugriff, Buchhalter mit eigenem Portal, und Custom. Custom ist der Baukasten: Du kreuzt an, welche der 13 Bereiche die Person bekommt, und legst damit eine eigene Rechtekombination an (jemand kann Belege erfassen, ohne die Auswertungen zu sehen. Inhaber und Admins haben immer vollen Zugriff; das ist nicht einstellbar. Die Zahl zusätzlicher Teammitglieder hängt am Tarif: keine im Starter, drei im Business, unbegrenzt im Pro. Buchhalter-Zugänge sind davon ausgenommen und in jedem Tarif unbegrenzt. Gegenüber der Kanzlei entscheidet zusätzlich eine Berechtigungs-Matrix je Steuerformular-Art, was sie sehen und was sie einreichen darf) diese Matrix liegt beim Unternehmer, nicht bei der Kanzlei.
Welche Rollen es beim Einladen gibt
Nicht jeder, der mitarbeitet, ist ein Mitarbeiter. Der Steuerberater ist eine eigene Rolle, und das hat einen Grund, der sich im Preis zeigt.
Custom ist die Rolle, mit der du selbst zusammenstellst, was jemand darf. Du kreuzt im Einladen-Dialog die Bereiche an, und die Person bekommt genau diese, nicht mehr und nicht weniger. Zwei Mitarbeiter können damit zwei völlig verschiedene Zuschnitte haben, ohne dass du zwischen vorgefertigten Stufen wählen müsstest.
Dass Inhaber und Admins immer vollen Zugriff haben, ist bewusst nicht einstellbar. Eine Rechteverwaltung, in der man sich selbst aussperren kann, erzeugt genau einen Anruf beim Support, und zwar den teuersten.
Der Buchhalter zählt nicht als Teammitglied. Seine Zugänge sind in jedem Tarif unbegrenzt. Die Begründung dafür steht auf der Seite zum Buchhalter-Portal: Für den Zugang zur eigenen Buchhaltung zu kassieren, hieße dir die Zusammenarbeit mit deinem eigenen Berater in Rechnung zu stellen.
- Inhaberimmer voll, nicht einstellbar
- Adminvoller Zugriff auf die Firma
- Buchhaltereigenes Portal, zählt nicht als Platz
- Customdu kreuzt die Bereiche selbst an
Die dreizehn Bereiche im Einzelnen
Der übliche Zuschnitt sind drei Stufen: lesen, schreiben, alles. In der Praxis braucht jemand Zugriff auf zwei Dinge und auf das dritte ausdrücklich nicht.
- 1
Einladen
Per E-Mail, mit der Rolle. Wer eingeladen wird, legt sein eigenes Passwort fest. Du vergibst keines.
- 2
Bereiche wählen
Dreizehn Bereiche, einzeln an oder aus. Jemand kann Belege erfassen, ohne die Auswertungen zu sehen.
- 3
Später ändern
Rechte sind kein Zustand beim Anlegen. Was sich an der Aufgabe ändert, ändert sich auch am Zugriff.
Die dreizehn Bereiche sind: Dashboard, Rechnungen, Angebote, Wiederkehrende Rechnungen, Vorlagen, Belege und Ausgaben, Banking, Steuern und Abgaben, Berichte, Kunden, Import, Einstellungen und Buchhalter. Jeder davon lässt sich einzeln an- oder abschalten.
Die Zahl zusätzlicher Teammitglieder hängt am Tarif: keine im Starter, drei im Business, unbegrenzt im Pro. Das ist eine der Stellen, an denen sich die Tarife tatsächlich unterscheiden. Die vollständige Gegenüberstellung steht auf der Preisseite.
Die Matrix liegt bei dir, nicht bei der Kanzlei
Innerhalb deiner Firma regelst du Rechte über Bereiche. Gegenüber der Steuerkanzlei gibt es eine zweite, feinere Ebene, und sie ist bewusst unsymmetrisch.
Die Entscheidung liegt beim Mandanten
- Welche Steuerformular-Arten sie sehen darf
- Welche davon sie einreichen darf
- Ob der Zugang bestehen bleibt
- Was im Mandantenkonto sichtbar ist
Genug, um arbeiten zu können
- Ein eigenes Portal mit eigenem Login
- Unbegrenzt viele Zugänge, in jedem Tarif
- Die Bücher, ohne jedes Quartal um Zugang zu bitten
- Einen Nachrichten-Verlauf mit dir, direkt in der App
Dieses Ungleichgewicht ist Absicht. Ein Steuerberater soll arbeiten können, ohne jedes Quartal nachzufragen, und ein Mandant soll ihm Zugang geben können, ohne alles aus der Hand zu geben.
Was diese Funktion nicht tut
Wir schreiben das hin, weil es die Entscheidung beeinflusst. Wer es erst nach dem Kauf merkt, hat das falsche Werkzeug gekauft.
- Im Starter-Tarif sind keine zusätzlichen Teammitglieder enthalten. Der Buchhalter-Zugang ist davon nicht betroffen, er ist überall unbegrenzt.
- Keine Vier-Augen-Freigabe. Rechte legen fest, wer etwas darf. Nicht, dass eine zweite Person es bestätigen muss.
Fragen, die vor dem Start kommen
Wie fein lassen sich Rechte einstellen?
Dreizehn Bereiche sind einzeln freischaltbar, etwa Rechnungen, Belege, Banking oder Berichte. Ein Mitarbeiter bekommt genau die Bereiche, die er braucht. Inhaber und Admins haben dagegen immer vollen Zugriff, das lässt sich nicht einschränken.
Welche Rollen gibt es?
Drei: Admin mit vollem Zugriff, Mitarbeiter mit fein eingestellten Bereichsrechten und Buchhalter. Eingeladen wird per E-Mail. Der Buchhalter-Zugang ist in jedem Tarif unbegrenzt und zählt nicht gegen die Teamgröße.
Wie viele Teammitglieder sind enthalten?
Im Starter keine zusätzlichen, im Business drei und im Pro unbegrenzt viele. Das ist auch der einzige technische Unterschied zwischen Business und Pro: Pro bringt keine weitere Funktion mit, sondern mehr Plätze.
Muss eine zweite Person Buchungen freigeben?
Nein, eine Vier-Augen-Freigabe gibt es nicht. Rechte legen fest, wer etwas darf, nicht dass jemand es bestätigen muss. Wer eine Freigabestufe braucht, bildet sie über die Rechte ab, indem nur eine Person den Bereich bekommt.
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