Berichte und Export: ein Zeitraum, sechs fertige Ausgaben
Was dein Steuerberater anfordert, ist fast immer dasselbe: ein Zeitraum, vollständig, in einer Datei. Genau das ist hier ein Knopf.
- Sechs fertige Ausgaben
- Direkt ins Google Drive
- Englisch wird vorher erzeugt
- Rechnungs-PDFsZIP
- BelegeZIP
- VAT-BerichtExcel
- VIES-BerichtExcel
- SteuerübersichtExcel
- KomplettpaketZIP
- 6Ausgaben je Zeitraum, von PDF bis Komplettpaket
- 4Zeiträume: Monat, Quartal, Jahr oder frei
- 2Ziele: Download oder Google Drive
- 3Ordnerebenen im Drive: Firma, Jahr, Zeitraum
- AutomatischÜbersetzung vor einem englischen Export
Was ein Export aus Volk Accountant enthält
Im Export wird zuerst ein Zeitraum gewählt (Monat, Quartal, Jahr oder frei) und danach die Ausgabe: Rechnungs-PDFs als ZIP, Belege als ZIP, der VAT-Bericht als Excel, der VIES-Bericht als Excel, eine Steuerübersicht als Excel mit zwei Blättern für Einnahmen und Ausgaben, oder das Komplettpaket als ZIP mit allen Ordnern. Als Ziel lässt sich Download oder das Google Drive des Kunden wählen; im Drive entsteht automatisch die Ordnerstruktur aus Firmenname, Jahr und Zeitraum. Rechnungen ohne englische Fassung werden vor einem englischen Export automatisch übersetzt, damit die Unterlage durchgehend in einer Sprache vorliegt. Übermittelt wird dabei nichts an eine Behörde: Der Export erzeugt Dateien, abgegeben wird von Hand.
Die sechs Ausgaben eines Exports
Ein Export ist keine Datei, sondern eine Antwort auf eine Frage. Die Frage kommt vom Steuerberater, von der Prüfung oder von dir selbst.
Die Steuerübersicht trennt Einnahmen und Ausgaben auf zwei Blätter. Das klingt nach einer Formalie und ist die Form, in der ein Steuerberater damit arbeiten kann, ohne vorher zu sortieren.
Das Komplettpaket ist der Fall, in dem keine Rückfrage kommt: alle Ordner, alle Dokumente, ein Zeitraum. Wer einmal im Quartal eine Mail mit der Frage „hast du noch die Belege von Februar” bekommen hat, weiß, warum das eine eigene Schaltfläche verdient.
- Rechnungs-PDFsZIP, für die Ablage
- BelegeZIP, für die Prüfung
- VAT-BerichtExcel, für die Quartalsmeldung
- VIES-BerichtExcel, je Kunden-VAT-Nummer
- SteuerübersichtExcel mit zwei Blättern
- KomplettpaketZIP mit allen Ordnern
Wer seinem Steuerberater nicht Dateien schicken, sondern ihn direkt arbeiten lassen will, braucht diesen Export seltener: siehe Buchhalter-Portal.
Download oder direkt in dein Google Drive
Ein Export, der im Downloads-Ordner landet und von dort per Mail weitergeht, ist ein Zwischenschritt. Manchmal ist er nötig, oft nicht.
- 1
Zeitraum wählen
Monat, Quartal, Jahr oder ein frei gesetzter Zeitraum. Der VAT-Zeitraum ist dabei nicht zwingend das Kalenderquartal.
- 2
Ausgabe wählen
Eine der sechs oder das Komplettpaket. Englische Fassungen fehlender Rechnungen werden vorher erzeugt.
- 3
Ziel wählen
Download oder Google Drive. Im Drive entsteht die Ordnerstruktur aus Firmenname, Jahr und Zeitraum von selbst.
Dass die Ordner automatisch entstehen, ist der Teil, der sich über Jahre auszahlt: Nach acht Quartalen liegen dort acht gleich aufgebaute Ordner statt acht unterschiedlich benannter ZIP-Dateien.
Dass die Perioden nicht am Kalenderquartal hängen, hat einen zyprischen Grund, die Zuteilung erfolgt bei der Registrierung. Die Einzelheiten stehen im Artikel zur VAT-Erklärung.
Wie die Verbindung zum Drive hergestellt wird, was dort an Ordnern entsteht und wie du den Zugriff wieder entziehst, steht bei Google Drive.
Die Unterlagen musst du Jahre später noch vorlegen können
Ein Export ist keine Fleißaufgabe. In Zypern hängt an der Vollständigkeit der Unterlagen eine Frist, die länger läuft, als die meisten denken.
Sechs Jahre oder sieben
Binnen fünf Tagen
Außerhalb Zyperns anzeigen
Diese drei Punkte sind der eigentliche Grund für das Komplettpaket. Alle drei stehen mit Quellen im Artikel zu den Rechnungspflichtangaben. Dort auch, warum die beiden amtlichen Angaben zur Frist sich widersprechen und für Aufzeichnungen im One-Stop-Shop-Verfahren sogar zehn Jahre gelten.
Der dritte Punkt betrifft dich bei jedem Werkzeug, das nicht in Zypern läuft. Unsere Server stehen in Frankfurt. Innerhalb der EU, aber außerhalb Zyperns, und damit greift die Anzeigepflicht. Sie trifft dich als Unternehmer, nicht uns als Anbieter; ein Export, den du selbst in der Hand hast, ist genau deshalb mehr als eine Bequemlichkeit.
Was diese Funktion nicht tut
Wir schreiben das hin, weil es die Entscheidung beeinflusst. Wer es erst nach dem Kauf merkt, hat das falsche Werkzeug gekauft.
- Es wird nichts an eine Behörde übermittelt. Der Export erzeugt Dateien; abgegeben wird in TAXISnet oder Tax For All, von Hand.
- Nur Google Drive als Ziel. Dropbox, OneDrive und ein eigener Server sind nicht angebunden.
- Der Export ist eine Momentaufnahme. Ändert sich eine Rechnung danach, wird die bereits erzeugte Datei nicht nachgezogen.
Fragen, die vor dem Start kommen
Welche Dateien bekommt mein Buchhalter aus dem Export?
Sechs Pakete stehen zur Wahl: Rechnungs-PDFs als ZIP, Belege als ZIP, der VAT-Bericht als Excel, der VIES-Bericht als Excel, die Steuerübersicht als Excel mit zwei Blättern für Einnahmen und Ausgaben, und das Komplettpaket als ZIP mit allen Ordnern darin.
Kann der Export direkt in meine Cloud laufen?
Ja, wahlweise als Download oder direkt in dein Google Drive. Dort entsteht die Ordnerstruktur aus Firmenname, Jahr und Zeitraum von selbst. Andere Dienste wie Dropbox oder OneDrive sind nicht angebunden.
Für welchen Zeitraum kann ich exportieren?
Monat, Quartal, Jahr oder ein frei gewählter Zeitraum. Der Export ist dabei eine Momentaufnahme: Ändert sich eine Rechnung danach, wird die bereits erzeugte Datei nicht nachgezogen, sondern du exportierst den Zeitraum neu.
Wird mit dem Export etwas an die Behörde gemeldet?
Nein. Der Export erzeugt Dateien für dich und deinen Buchhalter. Abgegeben wird in TAXISnet oder Tax For All, von Hand. Volk Accountant bereitet die Abgabe vor und übermittelt nichts selbst.
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