Fünf Arten Vorlagen, damit du Sätze nicht zweimal schreibst
Die Sätze unter einer Rechnung ändern sich selten, der Aufwand, sie jedes Mal neu zu tippen, bleibt. Fünf Vorlagenarten nehmen genau diesen Teil ab.
- Fünf Arten Vorlagen
- Jede auf Englisch und Deutsch
- Platzhalter füllen sich selbst
- LeistungspaketeENDE
- EinleitungstexteENDE
- NachbemerkungenENDE
- ZahlungsbedingungenENDE
- E-Mail-VorlagenENDE
- 5Arten von Vorlagen
- 2Sprachen je Vorlage: Englisch und Deutsch
- 7Platzhalter in den E-Mail-Vorlagen
- BusinessAb diesem Tarif übersetzt die KI Vorlagen
- Je DokumentVorlage wählbar, nicht fest am Kunden
Welche Vorlagen es gibt
Volk Accountant kennt fünf Arten von Vorlagen, jede davon auf Englisch und Deutsch: Leistungspakete als fertige Rechnungspositionen mit Preis, Einleitungstexte über den Positionen, Nachbemerkungen darunter, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Vorlagen für Rechnungen und Angebote. Die E-Mail-Vorlagen enthalten Platzhalter für Nummer, Kunde, Betrag, Datum, Firma, Fälligkeitsdatum und Annahme-Link, die sich beim Versand selbst füllen. Ab dem Business-Tarif übersetzt die KI Vorlagen auf Wunsch zwischen Englisch und Deutsch, sodass eine einmal geschriebene Vorlage in beiden Sprachen vorliegt. Welche Vorlage ein Dokument verwendet, wird je Dokument ausgewählt und ist nicht fest an einen Kunden gebunden.
Wo die fünf Vorlagenarten stehen
Vorlagen sind keine Dokumentvorlagen, sondern Textbausteine an festen Plätzen. Deshalb lassen sie sich kombinieren statt auszutauschen.
Ein Leistungspaket ist eine fertige Rechnungsposition mit Preis, gedacht für die Leistung, die du immer wieder verkaufst. Zwei Klicks, und die Zeile steht samt Betrag in der Rechnung.
Die anderen vier sind Text an festen Plätzen. Weil sie getrennt sind, lassen sie sich mischen: dieselben Zahlungsbedingungen unter einem anderen Einleitungstext, ohne dass irgendwo eine zweite vollständige Vorlage entsteht, die auseinanderläuft.
- Leistungspaketeals Position, mit Preis
- Einleitungstexteüber den Positionen
- Nachbemerkungenunter der Summe
- Zahlungsbedingungenam Fuß des Dokuments
- E-Mail-Vorlagenin der Nachricht, nicht im PDF
Wie Vorlagen in beide Sprachen kommen
Eine Vorlage, die es nur auf Deutsch gibt, ist beim ersten englischen Kunden keine Vorlage mehr.
- 1
In einer Sprache schreiben
Du legst die Vorlage so an, wie du sie formulierst. Auf Englisch oder auf Deutsch, je nachdem, womit du anfängst.
- 2
Übersetzen lassen
Ab dem Business-Tarif erzeugt die KI die zweite Fassung. Sie steht danach als eigener Text da und lässt sich bearbeiten.
- 3
Die passende wird verwendet
Welche Fassung in ein Dokument kommt, entscheidet die Sprache des Dokuments. Nicht die Sprache, in der du gerade arbeitest.
Die übersetzte Fassung bleibt ein eigener Text und keine Live-Übersetzung. Das heißt: Du kannst sie nachbessern, und sie ändert sich nicht mehr von selbst. Bei Zahlungsbedingungen ist das der wichtigere Teil. Dort kommt es auf das Wort an, und ein Wort, das sich still ändert, ist dort ein Risiko. Die Einzelheiten zur Sprachlogik stehen auf der Seite zur Rechnung selbst.
Dieselbe Übersetzung greift auch auf den Positionen einer Rechnung. Was dabei übersetzt wird und was nicht, steht bei der Rechnungsübersetzung.
Die sieben Platzhalter in E-Mail-Vorlagen
Eine E-Mail-Vorlage ohne Platzhalter ist ein Text, den man vor jedem Versand überschreibt. Dann kann man ihn auch gleich tippen.
Nummer, Betrag, Datum
Kunde und Firma
Fälligkeit und Annahme-Link
Sieben Platzhalter sind keine große Zahl, und das ist Absicht. Sie decken das ab, was in einer Rechnungsmail wirklich wechselt; alles andere steht ohnehin im Anhang.
Der Annahme-Link ist der einzige Platzhalter, der nur in Angebotsvorlagen etwas tut. Wie die Annahme abläuft, steht bei den Angeboten.
Was diese Funktion nicht tut
Wir schreiben das hin, weil es die Entscheidung beeinflusst. Wer es erst nach dem Kauf merkt, hat das falsche Werkzeug gekauft.
- Keine Vorlage für das PDF-Layout selbst. Logo, Farben und Angaben lassen sich setzen, die Anordnung nach DIN 5008 nicht umbauen.
- Keine Versionen einer Vorlage. Wird sie geändert, gilt die neue Fassung für die nächsten Dokumente. Alte Dokumente bleiben, wie sie waren.
- Die KI-Übersetzung gibt es ab Business. Im Starter legst du die zweite Sprachfassung selbst an.
Fragen, die vor dem Start kommen
Welche Platzhalter kann eine E-Mail-Vorlage enthalten?
Nummer, Kunde, Betrag, Datum, Firma, Fälligkeitsdatum und der Annahme-Link für Angebote. Beim Versand werden sie durch die Werte des jeweiligen Dokuments ersetzt, sodass eine Vorlage für alle Kunden passt und trotzdem jede Nachricht konkret wird.
Gelten geänderte Vorlagen rückwirkend?
Nein. Eine geänderte Vorlage gilt ab dem nächsten Dokument. Bereits erstellte Rechnungen und Angebote behalten den Text, mit dem sie hinausgegangen sind. Versionen einer Vorlage führt Volk Accountant nicht, die vorherige Fassung lässt sich also nicht zurückholen.
Gibt es jede Vorlage in beiden Sprachen?
Ja, alle fünf Arten liegen auf Englisch und Deutsch vor: Leistungspakete, Einleitungstexte, Nachbemerkungen, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Vorlagen. Ab dem Business-Tarif übersetzt die KI eine Vorlage auf Wunsch in die jeweils andere Sprache.
Was ist ein Leistungspaket?
Eine fertige Rechnungsposition samt Preis, die du beim Schreiben auswählst statt sie zu tippen. Wer dieselbe Leistung monatlich abrechnet, legt sie einmal an und setzt sie danach mit einem Klick auf jede Rechnung, einschließlich Beschreibung und Einheit.
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