Rechnungsversand per E-Mail, als Nachricht deiner Firma
Was beim Kunden im Postfach landet, soll von deiner Firma kommen. Dass eine Software dahintersteht, muss er nicht sehen.
- Kein fremdes Logo
- Eigene Texte mit Platzhaltern
- Meldung bei Zustellproblemen
- Vondeine Firma
- An
- Betreff
- 7Platzhalter in den eigenen E-Mail-Vorlagen
- 0Hinweise auf uns in der Nachricht an den Kunden
- 1Mail je Empfänger, auch beim Massenversand
- BusinessAb diesem Tarif läuft der Versand über deine Domain
- DoppeltMeldung bei Zustellproblemen: in der App und per Mail
Wie der Versand aus Volk Accountant abläuft
Rechnungen und Angebote werden direkt aus Volk Accountant per E-Mail versendet, mit dem PDF im Anhang und frei wählbaren Angaben zu Empfänger, Kopie-Adresse, Betreff und Text. Die Nachricht trägt kein Volk-Accountant-Branding: Sie sieht aus wie eine normale Mail der Firma, mit deren Namen als Absender. Eigene E-Mail-Vorlagen enthalten Platzhalter für Nummer, Kunde, Betrag, Datum, Firma, Fälligkeitsdatum und Annahme-Link. Die Sprache der Mail folgt der Sprache des Dokuments und nicht der Bedienoberfläche. Kommt eine Nachricht nicht an, erscheint eine Benachrichtigung in der App und zusätzlich eine E-Mail. Beim Massenversand werden mehrere Rechnungen an denselben Empfänger zu einer Nachricht zusammengefasst. Der Versand über die eigene Domain ist ab dem Business-Tarif enthalten.
Absender ist deine Firma
Eine Rechnungsmail mit fremdem Logo verrät zweierlei: dass du eine Software benutzt, und welche. Beides geht den Empfänger nichts an.
Die Platzhalter in den Vorlagen füllen sich beim Versand: Nummer, Kunde, Betrag, Datum, Firma, Fälligkeitsdatum und bei Angeboten der Annahme-Link. Eine Vorlage schreibst du einmal, danach steht in jeder Mail das Richtige drin.
Beim Massenversand werden mehrere Rechnungen an denselben Empfänger zu einer Nachricht zusammengefasst. Vier Mails hintereinander an dieselbe Buchhaltung sind kein Service, sondern vier Vorgänge, die dort jemand einzeln anfassen muss.
- Empfängeraus der Kundenakte oder getippt
- Kopie-Adresseoptional
- Betreffaus der Vorlage oder einzeln
- Textmit Platzhaltern
- Anhangdas PDF, automatisch
- Sprachefolgt dem Dokument
Betreff und Text der Nachricht kommen aus einer E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern für Nummer, Kunde, Betrag und Fälligkeit. Angelegt werden sie bei den Vorlagen.
Was passiert, wenn eine Mail nicht ankommt
Der stillste Fehler im Rechnungswesen: Die Rechnung gilt als versendet, liegt aber auf keinem Schreibtisch. Bemerkt wird das beim Mahnlauf.
- 1
Zustellung scheitert
Der Empfangsserver lehnt ab oder antwortet nicht. Das passiert öfter, als man denkt. Tippfehler in der Adresse, volles Postfach, Spamfilter.
- 2
Zwei Wege zu dir
Eine Benachrichtigung erscheint in der App, und zusätzlich geht eine E-Mail an dich. Zwei Wege, weil der eine übersehen wird.
- 3
Du korrigierst
Adresse ändern und erneut versenden. Die Rechnung selbst bleibt dieselbe, mit derselben Nummer.
Nicht erfasst wird dagegen, ob der Kunde die Mail geöffnet hat. Öffnen-Tracking setzt ein unsichtbares Bild in jede Nachricht; das ist aus Datenschutzgründen bewusst nicht eingebaut.
Eine zugestellte Rechnung ist noch keine bezahlte. Wer dem Empfänger das Bezahlen direkt aus der Mail heraus ermöglichen will, findet das bei Online-Zahlungen.
Eigenes Logo bei anderen Anbietern
Dass die Rechnung nach der eigenen Firma aussieht, ist bei manchen Anbietern eine Funktion des höheren Tarifs. Alle Angaben von den öffentlichen Anbieterseiten.
| Volk Accountant | Cybooks | Sumly | Balabook | Accountly | TidyBooks | BTMS | QuickBooks | Xero | Billino | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Eigenes Logo und eigene Rechnungsvorlagen | eigenes Logo und eigene Vorlagen | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | ab Growth, 49 €/Monat | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht |
| Versand über den eigenen MailserverRechnungen gehen von deiner eigenen Absenderadresse raus, nicht von der des Anbieters. | ab Business, 49 €/Monat | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | ab Growth, 49 €/Monat | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht |
Bei Accountly kostet das eigene Logo samt eigener Rechnungsvorlagen den Wechsel in den Growth-Tarif für 49 € im Monat. Bei uns ist es in jedem Tarif enthalten; was ab Business dazukommt, ist der Versand über die eigene Domain, eine andere Sache als das Aussehen des Dokuments.
Steht ein Strich, veröffentlicht der Anbieter dazu nichts. Die vollständigen Gegenüberstellungen stehen in den Vergleichen.
Was diese Funktion nicht tut
Wir schreiben das hin, weil es die Entscheidung beeinflusst. Wer es erst nach dem Kauf merkt, hat das falsche Werkzeug gekauft.
- Kein Öffnen-Tracking. Ob der Kunde die Mail geöffnet hat, wird bewusst nicht erfasst.
- Keine automatische Mahnung. Der Versand verschickt, er erinnert nicht von selbst an offene Rechnungen.
- Der Versand über die eigene Domain beginnt bei Business. Im Starter geht die Mail über unseren Versandweg hinaus, aber weiterhin mit deinem Namen als Absender.
Fragen, die vor dem Start kommen
Sieht der Kunde, dass die Rechnung aus Volk Accountant kommt?
Nein. Die E-Mail an deinen Kunden trägt kein Volk-Accountant-Branding und sieht aus wie eine normale Nachricht deiner Firma, mit deinem Firmennamen als Absender. Weder im Betreff noch im Text noch in der Fußzeile steht ein fremder Anbietername.
Was passiert, wenn eine Rechnungsmail nicht ankommt?
Volk Accountant meldet es dir, sowohl als Benachrichtigung in der App als auch per E-Mail. Damit erfährst du von einer unzustellbaren Rechnung am selben Tag und nicht erst, wenn du Wochen später die offenen Posten durchgehst.
Kann ich über meine eigene Domain versenden?
Ab dem Business-Tarif ja. Im Starter läuft der Versand über unseren Weg hinaus, trägt aber ebenfalls deinen Firmennamen als Absender. Der sichtbare Unterschied für den Empfänger liegt in der technischen Absenderadresse, nicht im Aussehen der Nachricht.
Wird erfasst, ob der Kunde die Mail geöffnet hat?
Nein, und das ist eine Entscheidung, keine Lücke. Volk Accountant setzt bewusst keine Zählpixel in Kundenmails. Was gemeldet wird, ist die Zustellung: Kommt eine Nachricht nicht an, erfährst du es; ob sie gelesen wurde, erfährst du nicht.
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