Wiederkehrende Rechnungen, die wirklich von selbst laufen
Eine Vorlage, die nach Zeitplan Rechnungen erzeugt, und drei Einstellungen dafür, wie weit sie dabei gehen darf.
- Jeder Rhythmus einstellbar
- Du entscheidest, was automatisch rausgeht
- Nichts geht ungewollt raus
- Erzeugen und an den Kunden senden
- Nur erzeugen und finalisieren
- Als Entwurf anlegen
- 3Betriebsarten: senden, finalisieren, Entwurf
- 4Takte: monatlich, vierteljährlich, jährlich, frei
- PausiertZustand, in dem jede neue Vorlage startet
- 3Vorlagen im Starter, ab Business unbegrenzt
- Je LaufLeistungszeitraum und Fälligkeit neu berechnet
Was sich an einer wiederkehrenden Rechnung einstellen lässt
Eine wiederkehrende Rechnung in Volk Accountant ist eine Vorlage mit Zeitplan: Startdatum, Intervall, Uhrzeit und ein optionales Enddatum. Als Intervall stehen monatlich, vierteljährlich und jährlich bereit sowie ein frei definierter Takt wie „alle 2 Wochen“ oder „alle 3 Monate“. Drei Betriebsarten legen fest, wie weit die Automatik geht: erzeugen und automatisch an den Kunden senden, nur erzeugen und finalisieren, oder als Entwurf anlegen. Neue Vorlagen starten pausiert, damit nichts ungewollt hinausgeht. Leistungszeitraum und Fälligkeitsdatum werden bei jedem Lauf frisch berechnet statt aus der Vorlage kopiert. Im Starter-Tarif sind drei Vorlagen enthalten, ab Business ist die Zahl unbegrenzt.
Welche Takte sich einstellen lassen
Monatlich deckt die meisten Fälle ab. Die Fälle, die es nicht abdeckt, sind genau die, an denen Vorlagen sonst scheitern.
Ein freier Takt heißt wirklich frei: „alle 2 Wochen“ oder „alle 3 Monate“ sind ebenso einstellbar wie die drei Standardfälle. Das klingt nach einer Kleinigkeit, bis ein Wartungsvertrag im Sechs-Wochen-Rhythmus läuft.
Leistungszeitraum und Fälligkeitsdatum werden bei jedem Lauf frisch berechnet, nicht aus der Vorlage kopiert. Eine im März erzeugte Rechnung trägt den März, nicht den Monat, in dem jemand die Vorlage angelegt hat.
- Startdatumwann der erste Lauf fällt
- Intervallmonatlich, vierteljährlich, jährlich oder frei
- Uhrzeitwann am Tag erzeugt wird
- Enddatumoptional, sonst läuft sie weiter
- Betriebsartsenden, finalisieren oder Entwurf
Was auf der erzeugten Rechnung steht, kommt aus deinen Vorlagen: Leistungspakete, Einleitung, Nachbemerkung und Zahlungsbedingungen.
Die drei Betriebsarten
Eine Automatik, die man nicht zurückdrehen kann, benutzt irgendwann niemand mehr. Deshalb ist der Grad einstellbar und nicht fest.
- 1
Erzeugen und senden
Die Rechnung entsteht und geht zum eingestellten Zeitpunkt an den Kunden. Für Verträge, bei denen Betrag und Leistung feststehen.
- 2
Erzeugen und finalisieren
Die Rechnung bekommt ihre Nummer und ist fertig, geht aber nicht von selbst hinaus. Du versendest, wenn du willst.
- 3
Als Entwurf anlegen
Nur vorbereitet, ohne Nummer. Für Fälle, in denen jeden Monat noch eine Position dazukommt.
Neue Vorlagen starten pausiert. Das ist die Einstellung, über die am wenigsten gesprochen wird und die am meisten verhindert: Eine Vorlage, die beim Anlegen sofort losläuft, verschickt die erste Rechnung, während man noch an ihr arbeitet.
In der ersten Betriebsart geht die Rechnung ohne weiteres Zutun an den Kunden. Wie dieser Versand aussieht und was der Empfänger sieht, steht bei Rechnungsversand.
Wiederkehrende Rechnungen bei anderen Anbietern
Wiederkehrende Rechnungen sind bei den meisten Anbietern vorhanden, aber nicht in jedem Tarif. Die Angaben stammen von den öffentlichen Seiten der Anbieter.
| Volk Accountant | Cybooks | Sumly | Balabook | Accountly | TidyBooks | BTMS | QuickBooks | Xero | Billino | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Wiederkehrende Rechnungen | Ja | Ja | nicht veröffentlicht | Ja | Ja | nicht veröffentlicht | Ja | ab Essentials | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht |
| Rechnungen pro MonatEine Obergrenze je Monat. Ist sie erreicht, wird der Tarif gewechselt – unabhängig davon, welche Funktionen er sonst enthält. | unbegrenzt in jedem Tarif | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | 15 im Starter, 40 im Growth, 80 im Business | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | 5 im Lite, 20 im Starter, ab Standard unbegrenzt | unbegrenzt, Free-Tarif bis 50.000 € Umsatz |
| Einstiegspreis | 29 € | 29 € | 39 € | 30 € | 29 € | 20 € | nicht veröffentlicht | nicht veröffentlicht | 7 US-Dollar (Lite), 29 US-Dollar (Starter) | 0 € |
Bei QuickBooks beginnen wiederkehrende Rechnungen erst im Essentials-Tarif, im Einstiegstarif Simple Start sind sie nicht angegeben. Bei uns sind sie in jedem Tarif enthalten, im Starter auf drei Vorlagen begrenzt.
Steht in der Tabelle nichts, veröffentlicht der Anbieter dazu nichts, das ist keine Aussage darüber, ob er es kann. Die vollständigen Gegenüberstellungen stehen in den Vergleichen.
Fragen, die vor dem Start kommen
Startet eine neue wiederkehrende Rechnung sofort?
Nein, eine neue Vorlage startet pausiert. Erst wenn du sie ausdrücklich startest, erzeugt Volk Accountant Rechnungen danach. Das ist Absicht: Eine Vorlage, die beim Speichern sofort losläuft, verschickt im Zweifel eine Rechnung, die noch gar nicht fertig durchdacht war.
Wie viele wiederkehrende Rechnungen sind im Starter enthalten?
Drei. Ab dem Business-Tarif ist die Zahl unbegrenzt. Eine Vorlage zählt unabhängig davon, wie oft sie läuft, drei monatliche Daueraufträge belegen also drei Plätze und nicht sechsunddreißig.
Kann die Rechnung automatisch an den Kunden gehen?
Ja, das ist eine von drei Betriebsarten: erzeugen und automatisch versenden, nur erzeugen und finalisieren, oder als Entwurf anlegen. Die dritte Art ist die vorsichtige Wahl, wenn jemand vor dem Versand noch einmal daraufschauen soll.
Wie werden Leistungszeitraum und Fälligkeitsdatum gesetzt?
Beide werden bei jedem Lauf frisch berechnet, nicht aus der Vorlage kopiert. Eine monatliche Rechnung trägt also den Zeitraum des jeweiligen Monats und ein Fälligkeitsdatum, das vom Erzeugungstag aus zählt. Als Takt stehen monatlich, vierteljährlich, jährlich und ein freier Rhythmus wie alle 2 Wochen bereit.
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