Pflicht, nicht Option
Jede zyprische Gesellschaft muss einen Company Secretary haben. Die Pflicht gilt unabhängig von Größe, Art und Zahl der Gesellschafter, und sie greift bereits bei der Gründung: Das Handelsregister trägt keine Gesellschaft ein, in der niemand benannt ist.
Seit dem 18. Dezember 2018 gilt zusätzlich: genau einer, zu jedem Zeitpunkt. Nicht zwei, nicht keiner.
Die Ausnahme, die an einer Bedingung hängt
Hier wird am häufigsten falsch gelesen.
Der Grundsatz: Ein alleiniger Direktor darf nicht zugleich Secretary sein.
Die Ausnahme: Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die genau einen Gesellschafter hat, darf der alleinige Direktor auch Secretary sein.
Eine Darstellung beschreibt zusätzlich, dass bei zwei oder mehr Direktoren einer von ihnen Secretary sein darf, solange ein anderer Direktor unabhängig von dieser Rolle bleibt. Das steht in Spannung zu der Fassung des Grundsatzes, die andere Quellen wiedergeben, und wir geben es nicht als gesichert aus.
Wer das Amt übernehmen kann
Für private Gesellschaften verlangt das Gesetz nach den geprüften Quellen keine Qualifikation:
- volljährig, also mindestens 18 Jahre
- bestellt durch die Direktoren
- auch eine juristische Person ist zulässig
Letzteres ist der übliche Weg, wenn eine Kanzlei oder ein Treuhänder die Rolle stellt. Das ist bequem und ändert nichts an der Verantwortung: Versäumte Meldungen treffen die Gesellschaft, nicht den Dienstleister.
Was die Rolle praktisch bedeutet
Die Aufgaben klingen klein und hängen an ihnen die Sanktionen, die eine Gesellschaft treffen können:
- gesetzliche Register führen, etwa über Gesellschafter und Direktoren
- die Jahresmeldung HE32 beim Handelsregister einreichen
- Beschlüsse der Direktoren ordnungsgemäß festhalten
Die HE32 ist dabei der Punkt mit der schärfsten Folge. Wird sie nicht eingereicht, laufen Säumnisgebühren, und das Handelsregister kann die Gesellschaft nach Artikel 327 des Gesellschaftsgesetzes aus dem Register streichen. Einzelheiten im Ratgeber zur HE32.
Dass eine ruhende Gesellschaft davon nicht ausgenommen ist, steht im Ratgeber zur ruhenden Gesellschaft.
Was wir nicht belegen konnten
- Die Paragrafenangaben. Genannt werden Artikel 171 für die Bestellung und Artikel 192 für die Meldung ans Register; eine Quelle nennt 192 für die Bestellung selbst. Wir nennen deshalb die Sachverhalte und nicht die Nummern.
- Eine persönliche Haftung des Secretary. Die Quellen beschreiben Sanktionen gegen die Gesellschaft, aber kein eigenes Haftungsregime für die Person im Amt.
- Die Variante mit zwei oder mehr Direktoren. Eine Quelle beschreibt sie, sie steht in Spannung zum Grundsatz, wie andere ihn wiedergeben.
Wenn du gerade einen Mitgesellschafter aufnimmst oder die Rolle selbst übernehmen willst, lohnt eine Rückfrage bei jemandem, der dafür geradesteht: Zypern-Setup aus einer Hand.
Buchhaltung: wovon die Meldungen abhängen
Der Secretary reicht ein, was vorher entstanden sein muss. Die Jahresmeldung hängt am Jahresabschluss, und der hängt an den laufenden Büchern.
In Volk Accountant entstehen die Zahlen aus den Rechnungen und Belegen, die ohnehin anfallen, und die Auswertungen liefern, was der Abschluss braucht. Wer mehrere Gesellschaften hält, sieht sie nebeneinander unter Unternehmen, und der Dienstleister bekommt über das Steuerberater-Portal denselben Stand, ohne Dateiversand.
Was die Gründung insgesamt kostet, steht im Ratgeber zu den Kosten einer Limited.