Der eine Denkfehler
Ein Kunde zahlt 100 €. Der Anbieter behält 3 € Gebühr. Auf dem Bankkonto kommen 97 € an.
Wer diese 97 € als Umsatz bucht, macht drei Fehler in einem Schritt:
| Richtig | Beim Buchen der Auszahlung | |
|---|---|---|
| Umsatz | 100 € | 97 € |
| Betriebsausgabe | 3 € | fehlt |
| Mehrwertsteuer auf | 100 € | 97 € |
Der dritte Punkt ist der teuerste, weil er eine Meldung betrifft und nicht nur eine Auswertung.
Der zweite Punkt: Reverse Charge auf die Gebühren
Die Gebühr des Anbieters ist eine Dienstleistung an dein Unternehmen.
Sitzt der Anbieter in einem anderen EU-Mitgliedstaat, gilt der Ort der Leistung als Zypern. Das bedeutet:
- Du setzt die Mehrwertsteuer auf die Gebühr bei dir selbst an.
- Du ziehst sie im selben Zug als Vorsteuer ab.
Unterm Strich fließt nichts. Trotzdem gehört der Vorgang in die Erklärung, und wer ihn weglässt, meldet unvollständig. Einzelheiten im Ratgeber zum Reverse Charge.
Dasselbe gilt für andere Posten derselben Art: Hosting, Werbung, Software-Abonnements.
Der dritte Punkt: der Zeitversatz
Ein Verkauf am 30. eines Monats wird oft erst im Folgemonat ausgezahlt.
Für die Mehrwertsteuer zählt der Verkauf, nicht die Auszahlung. Wer nach Bankeingang bucht, verschiebt Umsätze über Periodengrenzen und meldet sie im falschen Quartal. Bei quartalsweiser VAT-Erklärung betrifft das jeden dritten Monatswechsel.
Am Jahresende steht zusätzlich ein Betrag beim Anbieter, der verkauft, aber noch nicht ausgezahlt ist, dazu zurückgehaltene Beträge für mögliche Rückbuchungen. Das ist eine Forderung und gehört in die Bücher. Wer nur das Bankkonto führt, lässt sie aus dem Abschluss fallen.
Rückerstattungen und Fremdwährung
Rückerstattungen mindern den Umsatz in dem Zeitraum, in dem sie erfolgen, und die Mehrwertsteuer wird entsprechend korrigiert. Sie sind keine Betriebsausgabe. Gebühren, die der Anbieter für eine Rückbuchung berechnet, dagegen schon.
Fremdwährung bringt einen vierten Punkt: Verkauf und Auszahlung werden zu verschiedenen Kursen umgerechnet. Die Differenz ist ein Währungsergebnis und gehört eigens erfasst, statt in der Auszahlung unterzugehen.
Was wir nicht belegen konnten
- Die mehrwertsteuerliche Behandlung der Gebühren im Einzelnen. Dass Reverse Charge auf Dienstleistungen aus anderen Mitgliedstaaten greift, ist unstrittig. Ob einzelne Entgelte von Zahlungsanbietern als Finanzdienstleistung befreit sind, haben wir nicht geprüft, und das würde die Behandlung ändern.
- Den Zeitpunkt des Umsatzes bei Vorauszahlungen und Abonnements. Die allgemeine Regel stellt auf die Leistung ab; die Abgrenzung bei im Voraus bezahlten Zeiträumen haben wir für diesen Artikel nicht nachvollzogen.
- Die Behandlung zurückgehaltener Beträge. Dass sie eine Forderung darstellen, ist die naheliegende Einordnung; eine Quelle dafür haben wir nicht.
Wer größere Beträge über einen Anbieter abwickelt, sollte die Behandlung einmal mit jemandem klären, der sie verantwortet: Zypern-Setup aus einer Hand.
Buchhaltung: brutto rein, Gebühr getrennt
Die Lösung ist keine Fleißarbeit, sondern eine Frage der Quelle. Wer vom Bankkonto ausgeht, bekommt Auszahlungen. Wer vom Anbieter ausgeht, bekommt Verkäufe und Gebühren getrennt.
In Volk Accountant kommen Bewegungen über Datenimport als Datei herein, Zahlungen hält die Zuordnung zu den Rechnungen, und Banking zeigt die Auszahlung daneben, ohne dass sie den Umsatz ersetzt. Die Auswertungen zeigen Umsatz und Gebühren dann getrennt, so wie sie in den Abschluss gehören.
Was im Monat sonst zu tun ist, steht im Ratgeber zum Monatsabschluss.