Nicht chronologisch, sondern nach Sanktion
Der naheliegende Weg ist, beim ältesten Monat anzufangen und sich vorzuarbeiten. Er ist der falsche.
Die Folgen eines Rückstands sind sehr ungleich schwer, und nur eine davon lässt sich nicht mehr reparieren.
| Rang | Pflicht | Schlimmste Folge |
|---|---|---|
| 1 | Jahresmeldung HE32 | Streichung aus dem Register |
| 2 | UBO-Register | bis 5.000 € je Gesellschaft |
| 3 | VAT-Registrierung und Erklärungen | 85 € je angefangenem Monat |
| 4 | Sozialbeiträge | Zinsen plus 3 % je Monat, bis 27 % |
| 5 | Körperschaftsteuererklärung | Verwaltungsstrafen und Zinsen |
Nach einer Ankündigung des Registers haben säumige Gesellschaften bis zum 31. Dezember 2026 Zeit, offene Meldungen und Abschlüsse nachzureichen. Einzelheiten im Ratgeber zur HE32.
Die Geldfolgen sind begrenzter als befürchtet
Das ist der Teil, der Betroffene meist erleichtert, und er sollte nicht zum Aufschieben verleiten.
| Versäumnis | Kosten |
|---|---|
| HE32 verspätet | 50 € am ersten Tag, dann 1 € je Tag, gedeckelt bei 150 € je Meldung |
| VAT-Registrierung verspätet | 85 € je angefangenem Monat, zusätzlich die VAT, die zu berechnen gewesen wäre |
| Sozialbeiträge verspätet | Zinsen plus 3 % je Monat, gedeckelt bei 27 % |
| UBO-Bestätigung versäumt | 100 € am ersten Tag, 50 € je weiterem, bis 5.000 € |
Der Posten, der dabei wirklich wehtut, steht nicht in der Tabelle: die VAT, die hätte berechnet werden müssen. Bei bereits abgerechneten Kunden lässt sie sich meist nicht mehr einfordern, und dann trägt sie die Gesellschaft selbst. Siehe Ratgeber zur VAT-Pflicht.
Die praktische Reihenfolge
1. Kontoauszüge für den gesamten Zeitraum beschaffen. Sie sind die einzige vollständige Quelle. Jede Zahlung steht darin, auch die, deren Beleg fehlt. Aus ihnen ergibt sich die Liste dessen, was noch gebraucht wird.
2. Fehlende Belege nachfordern, alle auf einmal. Bei Abonnements, Software, Werbung und Zahlungsanbietern liegen Rechnungen meist dauerhaft im Kundenkonto. Je älter der Vorgang, desto unwahrscheinlicher ist eine Nachsendung, und ohne Beleg entfällt der Abzug, siehe Ratgeber zum verlorenen Beleg.
3. Jahr für Jahr abschließen, beginnend mit dem ältesten. Ab hier ist die Reihenfolge doch chronologisch, denn jeder Abschluss baut auf dem Schlussstand des Vorjahres auf.
4. Meldungen in der Reihenfolge der Sanktionen nachreichen, nicht in der Reihenfolge der Entstehung.
Warum es sich nicht in Teilen abgeben lässt
Die Kette ist fest: keine Buchhaltung, kein Abschluss, keine vollständige Meldung.
Nach Artikel 152A des Gesellschaftsgesetzes braucht jede zyprische Gesellschaft einen Abschluss, auch eine ohne Umsätze, siehe Ratgeber zur ruhenden Gesellschaft. Die HE32 geht zusammen mit diesem Abschluss ein. Deshalb lässt sich ein Rückstand nicht dadurch entschärfen, dass man das Formular einreicht und den Abschluss nachliefert.
Was wir nicht belegen konnten
- Ob die Fristverlängerung bis Ende 2026 allgemein gilt. Wir haben sie in einer Quelle gefunden, nicht in einer amtlichen Mitteilung des Registers.
- Die Höhe der Sanktionen bei verspäteter Körperschaftsteuererklärung. Genannt werden Verwaltungsstrafen und Zinsen, ohne Betrag oder Formel.
- Ob eine Selbstanzeige die Sanktionen mindert. Dazu haben wir in den geprüften Quellen nichts gefunden.
- Ob das Register bei laufender Aufarbeitung von der Streichung absieht. Die Ankündigung nennt eine Frist, kein Verfahren für Einzelfälle.
Bei einem Rückstand von mehr als einem Jahr gehört die Reihenfolge mit jemandem besprochen, der sie verantwortet: Zypern-Setup aus einer Hand.
Buchhaltung: einmal aufholen, dann laufend
Ein Rückstand entsteht nicht durch eine Entscheidung, sondern durch zwölf ausgefallene Monatsabschlüsse. Wer ihn aufgeholt hat und danach weitermacht wie vorher, baut ihn wieder auf.
Beim Aufholen hilft, dass Bewegungen über Datenimport als Datei hereinkommen statt einzeln abgetippt zu werden, und dass Belegerfassung zeigt, zu welchen Abbuchungen noch ein Beleg fehlt. Banking zeigt, was noch keinem Vorgang zugeordnet ist.
Damit es nicht wieder passiert, steht die Reihenfolge im Ratgeber zum Monatsabschluss. Wer den Rückstand beim bisherigen Dienstleister aufgebaut hat, findet die Übergabeliste im Ratgeber zum Beraterwechsel.