Die Liste, vor der Kündigung
| Was | Warum |
|---|---|
| Jahresabschlüsse mit Saldenlisten und Kontennachweisen | Grundlage für jeden Folgeabschluss |
| Steuererklärungen samt Bescheiden | Verlustvorträge, offene Punkte, Veranlagungsstand |
| VAT- und VIES-Meldungen | Nachweis, was gemeldet wurde, und in welcher Periode |
| Belege und Kontoauszüge | Aufbewahrungspflicht trifft dich, nicht ihn |
| Portalzugänge zu Tax For All und TAXISnet | Ohne sie bist du auf Dritte angewiesen |
| Buchhaltungsdaten als Export | PDF ist ein Bild, kein Datenbestand |
Der letzte Punkt entscheidet darüber, ob der neue Berater aufsetzen kann oder nachbuchen muss.
Wem gehört was
Die Faustregel:
- Deine Unterlagen gehören dir: Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, Verträge.
- Seine Arbeitspapiere gehören in der Regel ihm: Prüfungsnotizen, interne Berechnungen.
Dazwischen liegt die Grauzone, und darin steckt ausgerechnet das, was man am dringendsten braucht: Saldenlisten, Kontennachweise, die Buchhaltungsdatei. Deshalb steht sie oben auf der Liste und wird angefordert, bevor über eine Kündigung gesprochen wird.
Der Zeitpunkt
Der günstigste Moment ist direkt nach Einreichung eines Jahresabschlusses.
Dann liegt ein abgeschlossener Stand vor, der geprüft oder überprüft wurde, und der neue Berater setzt auf einer Zahl auf, die jemand verantwortet hat. Mitten im Jahr zu wechseln bedeutet, dass jemand einen halben Zeitraum übernimmt, den er nicht selbst gebucht hat.
Die Fristen laufen weiter
Ein Wechsel hält nichts an. Im Übergang gilt weiterhin:
| Was | Wann |
|---|---|
| VIES-Meldung | 15. des Folgemonats |
| Lohnsteuermeldung | Ende des Folgemonats |
| VAT-Erklärung | quartalsweise |
| Sozialbeiträge | letzter Tag des Folgemonats |
Der typische Fehler im Übergang ist eine Annahme in beide Richtungen: Der alte Berater denkt, der neue übernehme ab sofort, der neue denkt, der alte habe den laufenden Monat noch gemacht. Wer macht was bis wann, gehört schriftlich festgehalten. Alle Termine stehen im Überblick über die Steuerfristen.
Die Aufbewahrungspflicht trifft dich
Sechs Jahre, seit 2026 gerechnet ab der Abgabe der Erklärung. Diese Pflicht trifft die Gesellschaft, nicht den Berater.
Wer beim Wechsel Unterlagen nicht mitnimmt und sie drei Jahre später vorlegen soll, kann sich nicht darauf berufen, dass ein Dritter sie hatte. Einzelheiten im Ratgeber zum Aufbewahren von Belegen.
Was wir nicht belegen konnten
- Die rechtliche Abgrenzung zwischen Mandantenunterlagen und Arbeitspapieren nach zyprischem Recht und den Standesregeln der ΣΕΛΚ. Die Faustregel ist allgemein verbreitet; eine Fundstelle haben wir nicht geprüft.
- Ob ein Zurückbehaltungsrecht bei offenen Honoraren besteht. In mehreren Rechtsordnungen gibt es das. Ob und in welchem Umfang in Zypern, konnten wir nicht klären, und es wäre für die Praxis entscheidend.
- Fristen für die Herausgabe. Eine gesetzliche Frist haben wir nicht gefunden.
Wenn Honorare offen sind oder die Trennung nicht einvernehmlich verläuft, gehört die Frage zu jemandem, der sie beantworten kann: Zypern-Setup aus einer Hand.
Buchhaltung: wer die Daten hält
Die meisten Probleme beim Wechsel entstehen, weil die Bücher beim Berater liegen und nicht beim Unternehmen. Dann ist ein Beraterwechsel zugleich ein Datenumzug.
In Volk Accountant liegen die Bücher bei dir. Dein Berater bekommt über das Steuerberater-Portal einen eigenen Zugang auf denselben Stand, und ein Wechsel ist eine Einstellung statt eines Umzugs. Was aus dem alten System kommt, nimmt Datenimport entgegen.
Wer mit einem Rückstand ankommt, findet das Vorgehen im Ratgeber zum Monatsabschluss, und was beim Abgleich auffällt im Ratgeber zum Kontenabgleich.